¿Legalizar la Web de tu negocio on-line?

Hola, hoy en Blog una invitada, que te explica un tema del que no sueles preocuparte mucho, pero que  es muy importante en tu negocio on-line.

Se trata de una experta en este tema,  Cristina Ribas, abogada de profesión, se dedica a legalizar páginas web de negocios online. Puedes conocerla mejor en www.ribascasademont.com.

No dejes de leerte todo este post, tiene mucha información importante para tu negocio, yo ya me pondré manos a la obra con algunas cosillas que no había tenido en cuenta..

Te dejo con Cristina….

Diseñar la web de tu negocio digital es algo que nunca termina, es dinámico y divertido a la vez.

Haces pruebas con las paletas de colores hasta encontrar la que más te gusta, o cambias la disposición de los contenidos para dar prioridad a otros.

Y esperas a dar con el diseño “perfecto” antes de darla a conocer al mundo entero.

Pero hay una parte del diseño de tu web del que debes ocuparte igual o más que del diseño gráfico: el diseño legal

Seguramente el tema te suene aburrido, pero quiero decirte que el diseño legal de tu web es lo que te permitirá transmitir confianza a tus clientes.

En este post te voy a enseñar qué aspectos debes tener en cuenta para legalizar la web de tu negocio digital.

Luego, podrás comprobar si tu web ya es legal o no, y modificar lo que haga falta.

¿Y todo eso para qué?

 

Tienes un negocio digital porque, entre otras cosas, quieres obtener ingresos, ¿verdad?

Tener una web sin legalizar te ayudará a conseguir justo lo contrario.

Te arriesgas a recibir una sanción que podría oscilar entre 900€ y 600.000€. (Y a partir del 25/05/18, esta cantidad se elevará)

Como es muy posible que te hayas dado cuenta de que no es una cuestión baladí, me dejo de rollos y entro ya en materia.

 

¿Qué pasos debes seguir para legalizar la Web de tu Negocio On-Line?

 

Paso #1: Notificar e inscribir el correspondiente fichero ante el Registro General de Protección de Datos

Antes de empezar a recoger datos de tus clientes a través de tu negocio digital, debes inscribir un fichero al respecto ante el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos. El objetivo es notificándole que a través de tu web tratarás datos personales de clientes, proveedores y suscriptores.

No quiero extenderme mucho en ello puesto que esta obligación desaparecerá a partir del 25/05/2018 con la aplicación del nuevo Reglamento europeo de protección de datos.

 

Paso #2: La política de privacidad

Es uno de los apartados imprescindibles que debe tener todo negocio digital que recoja datos personales (p. e. en su formulario de contacto, en su correo corporativo, a través de redes sociales, o mediante su formulario de suscripción).

Sirve para informar a los usuarios sobre quien es el propietario de negocio online, qué es lo que hará o no hará con los datos personales que le faciliten los usuarios, y qué derechos tienen estos usuario respecto de los datos que le han proporcionado.

Debes incluir tu política de privacidad en un lugar visible y accesible de la página web.

Es recomendable insertarla en un apartado específico en la propia home (ya sea a la parte superior o inferior).

Sé que estarás pensando: “Buff! Qué pereza redactar ahora una política de privacidad. ¿Por dónde empiezo?”

Ni se te ocurra hacer un copy & paste de políticas de privacidad de otras web. Infringirías sus derechos de propiedad intelectual y además, quizá su política no se ajuste a tu proyecto.

Te ayudaré a redactar tu propia política de privacidad para que sea original.

Para ello, te propongo que respondas a estas preguntas:

  1. ¿Quién es el responsable de la web? (Sé preciso e indica como mínimo: nombre, apellidos, NIF, dirección, datos de contacto, datos registrales. Aunque esta información se exige en el apartado de condiciones de uso, te recomiendo incluirla aquí igualmente)
  2. ¿De qué forma recoges los datos personales de tus clientes y usuarios? (p.e. correo postal, recepción de CV, por email o teléfono, etc.)
  3. ¿En qué fichero se incorporaran los datos personales que te faciliten tus clientes o usuarios?
  4. ¿A dónde se ubica este fichero?
  5. ¿Has declarado este fichero ante el RGPD de la Agencia Española de Protección de Datos? (Recuerda que, hasta el 25/05/18, debes tener notificados e inscritos tus ficheros antes de empezar la recogida de datos personales)
  6. ¿Con qué finalidad recoges datos personales?
  7. ¿Cómo utilizas los datos personales de usuarios que has obtenido a través de redes sociales?
  8. ¿Tu web utiliza cookies? (Indica de qué tipo son, cuando caducan, para qué sirven y como se pueden desactivar. Observación: si optas por incluir información sobre el uso de cookies dentro de tu política de privacidad, el apartado deberá denominarse “política de privacidad y cookies”. También puedes optar por informar de ello fuera de esta política y añadir en tu web un apartado específico denominado “política de cookies”)
  9. ¿Cómo utilizas los datos que obtienes a través de tu formulario de suscripción al blog?
  10. ¿Qué derechos tienen tus clientes o usuarios respecto de cómo tratas sus datos? (Una pista: me refiero a los derechos de acceder, rectificar y cancelar sus datos, así como a oponerse a que sigas tratándolos. A partir del 25/05/18 deberás añadir unos cuantos derechos más)
  11. ¿A dónde y cómo pueden ejercer estos derechos?
  12. ¿Te comprometes a guardar secreto sobre los datos personales que obtienes?
  13. ¿Quieres que el usuario se comprometa a mantener actualizados los datos personales que te facilita?
  14. ¿Quieres que el usuario responda por los daños y perjuicios que haya podido causar a consecuencia de la falta de veracidad, inexactitud y autenticidad de los datos que te ha facilitado?
  15. ¿Has adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales que almacenas?
  16. ¿Te reservas el derecho a modificar tu política de privacidad?
  17. ¿Qué legislación es la aplicable y qué jurisdicción? (Mi recomendación es que te sometas a la ley española y a los tribunales de tu domicilio. Además, si tu actividad está sometida a algún código ético, deontológico o normativa específica, te sugiero que lo menciones. Este mismo apartado también deberá indicarse en las condiciones de uso)
  18. ¿Cuál fue la fecha de la última actualización de esta política?

¿Te ha parecido más fácil?

Ahora, dale forma e insértala en tu web.

 

Paso #3: Las cookies

El tema de las cookies nos ha dado mucha caña y se ha comprobado que, con el paso del tiempo, los avisos en las webs informando sobre su uso resultan ineficaces.

Los usuario medios ya nos hemos acostumbrado a encontrarnos con mensajes intrusivo sobre las cookies, y muchas veces le damos (o no) al botón de “aceptar cookies” para poder disfrutar del contenido de la web.

Aun así, la normativa es la que es y debes cumplirla.

Por ello, debes instalar un banner en la home de tu web en la que informes sobre tus cookies. Hay algunos plugins gratuitos que te facilitan la tarea, aunque dudo de su eficacia. En particular, algunos no permiten al usuario rechazarlas y otros, aunque lo permiten, siguen instalándolas en el navegador del usuario.

Te recomiendo que añadas un mensaje claro y conciso, con un enlace a tu “política de privacidad y cookies” o “política de cookies” (en el que ya darás información más detallada al respecto) y un botón para aceptar el uso de las cookies.

Te propongo un ejemplo con un contenido simple:

“Utilizo cookies de (propias o de terceros)  para (indicar la finalidad). Configura tu navegador y consulta mi (política de privacidad y cookies o política de cookies)”

 

Paso #4: Las condiciones de uso y término de la compra

Como te avancé hace un momento, deberás empezar el apartado indicando todos los datos de la persona o empresa responsable de la web.

Y a continuación, deberás indicar en qué condiciones se puede utilizar tu web.

A modo de ejemplo, te propongo que incluyas, como mínimo, todos estos apartados:

  • Obligaciones de los usuarios
  • Prohibiciones específicas dirigidas a los usuarios
  • Responsabilidades que tienen los usuarios
  • Derechos que te reservas
  • Exclusiones de garantías y responsabilidades por tu parte
  • Política de enlaces en tu web –indicando se permiten o no, y de qué forma-
  • Referencia a los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre los elementos y contenidos que figuran en la web
  • Legislación y jurisdicción que se aplican a estas condiciones de uso
  • Última fecha de actualización de dichas condiciones

Y si tienes tienda online deberás añadir una referencia a los términos de la compra (p.e. cómo se puede comprar, qué sistemas de pago se ponen a disposición, especificar con detalle los gastos de envío y los sistemas para devolución de productos, el plazo para poder desistir de la compra, etc.). Se recomienda que esta información se facilite como documento descargable una vez el usuario ha realizado su compra.

Recuerda que toda esta información debe ofrecerse también de un modo que se facilite la lectura:

  • El tamaño de la letra debe ser de igual o superior al milímetro y medio
  • El contraste de la letra con el fondo debe ser suficiente. Lo más recomendable es letra negra sobre fondo blanco.

Por último informarte que, a raíz de una reciente sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea, se prohíbe utilizar prefijos con sobrecoste cómo los 902 para dar atención telefónica a los clientes. Lo aconsejable es que utilices los prefijos 900 o bien, la numeración propia de tu zona geográfica.

 

Paso #5: Formulario de contacto

El formulario de contacto es un espacio en el que tus usuarios te facilitan sus datos personales, y por tanto, debes adaptarlo a la normativa de protección de datos.

Te sugiero lo siguiente:

  1. Pide pocos datos personales en el formulario (nombre y email); y
  2. Antes del botón “enviar”, añade una casilla desmarcada por defecto con un enlace a tu política de privacidad para que el usuario sepa cómo tratarás sus datos personales y lo acepte.

 

Paso #6: Formulario de suscripción

En este caso, que es similar al anterior, debes tener en cuenta además un factor importante.

En esencia, un formulario de suscripción sirve para poder enviar información comercial y promocional al usuario que introduce sus datos allí.

Seguramente el objetivo de tu estrategia de email marketing sea ganarte la confianza de tu usuario y no pedirle directamente en cada email que te compre.

También puede ser que te valgas de la Ley de Pareto y en tus comunicaciones haya un 80% de contenido y un 20% de venta.

En ambos casos, el objetivo final sigue siendo el mismo: que te compren.

Cuando las comunicaciones tengan un componente comercial es fundamental informar y obtener el consentimiento del usuario para que puedas enviarle tus contenidos.

Para ello, deberás hacer lo siguiente:

  1. Pedirle igualmente pocos datos;
  2. Insertar la casilla con un enlace a tu política de privacidad; y,
  3. Para cada nueva solicitud de suscripción, envía un email de confirmación. Con ello conseguirás:
    1. Ser capaz de demostrar que has obtenido el consentimiento inequívoco del usuario para enviarle información sobre tus productos y servicios;
    2. Validar su dirección de correo electrónico; y,
    3. Evitar situaciones en las que un usuario introduce el email de otra persona y, en consecuencia, evitar enviar información comercial sin el consentimiento de dicha persona.

 

Paso #7: Instalar un certificado SSL

Para finalizar, ¡la guinda del pastel!

Instalando un certificado SSL en tu web permitirás que los datos personales y bancarios que te faciliten los usuarios “viajen” de forma más segura.

Esto es recomendable tanto si tienes tienda online como si no.

Una vez hayas legalizado la web de tu negocio online ya puedes centrarte en el contenido. Para ello te será útil mi guía gratuita “Cómo crear tu gran marca y evitar que te plagien. 5+1 pasos para proteger tu talento y vivir con paz mental

 

Autor: Cristina Ribas Casademont

www.ribascasademont.com

Soy Cristina Ribas, abogada de profesión. Me dedico a legalizar páginas web de negocios online y a impulsar la marca y el talento creativo de pequeños empresarios para que protejan su patrimonio digital y vivan con paz mental.

 

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